Kvalitetna priprava na obisk mednarodne komisije zahteva veliko časa in angažmaja. Pripraviti je potrebno detajlni dnevni program, se pogovoriti in svetovati vsem udeležencem predstavitve kraja (krajanom, podjetnikom, društvom, občini idr.), izdelati porfolio, kratko predstavitev kraja (PP ali film) ter morebitno kandidaturo za katero izmed letnih nagrad. Pri tem je dovoljena strokovna pomoč domačega sodnika iz mednarodne komisije EFE, ki s svojimi izkušnjami lahko znatno pripomore k še boljši pripravi samega kraja in tudi h kar najboljši izvedbi celotnega programa za čas obiska mednarodne komisije v kraju.

Najpomembnejše vprašanje pri pripravi kraja je o čem informirati in kaj pokazati članom mednarodne komisije za dosego najboljšega rezultata – izpolnitev čim večjega števila postavljenih kriterijev, ki imajo številne podkriterije. Pomembno je tudi razmisliti, čemu se »izogniti« - bolje je pokazati tisto, kar je res kvalitetno kot pa vse in med tem tudi tisto, kar ni v ponos obiskanemu kraju.

Ocenjevanje vseh kandidatov (krajev, t.j. mesto/vas) traja več kot 30 dni, zato je razdeljeno na 2 ali 3 ture. Člani komisije morajo imeti zagotovljen čas za počitek, zato je potrebno poskrbeti, da se formalne ali neformalne večerje končajo do 22:30 ure.

Na dan obiska mednarodne komisije mora biti nacionalni član mednarodne komisije navzoč pri ocenjevanju in vseh drugih dejavnostih.